深浅主题
第六章 学术交流
解决问题的策略和技能帮助我们提高了解决问题的能力，这种能力的提高过程是一个交流过程。
第一节 什么是交流
交流是各个体之间借助于他们共同的符号系统（对人类来说就是：语言、文字、符号、动作和图像等）进行思想、信息的共享。这种共享活动我们称之为交流活动，共享的过程称作交流过程。
如果将社会系统比喻为人体，那么交流活动就象人体内的血液一样成为维系着我们社会人际关系的联络网。虽然我们每天都在不知不觉中进行着各种各样的交流活动：阅读、交谈、写作、观看节目、思考……，但我们对此漠然处之，这好比谁也不会意识到我们身体内循环不息的血液每时每刻都在将氧气和养料输送到身体的每一部分，使整个生命充满活力？然而，随着科学技术的飞速发展，社会变革，各种新理论，新技术和信息等急剧增加，使得人们就象突然发现自己患有贫血病后，遍寻良方、投医问药得到必须补充有关矿物质的结论一样，对交流活动的必要性及其重要意义有所认识，并开始寻求探索先进的交流活动模式及学习如何有效地利用传播媒介和交流技术更好地进行交流。当我们并非对交流活动的系统、方法及交流的本质有较深入的认识时，在交流活动中就难以按照交流的规律进行，因而我们有必要从交流的最基本知识开始研究，本章将就交流系统的组成、特性及交流问题的解决方法等方面分别加以介绍。
第二节 交流系统的组成
要掌握先进的交流活动方式就要研究人的交流活动能力提高的过程和交流系统的组成。
生理学告诉我们，人的血液输送氧和养料是靠中枢神经来调整的。人的交流能力和意识却是教育的结果。在图6-1中给出交流能力的提高与人的总体能力提高的关系，下面对图6-1略作说明，人的最基本的交流能力是听、说、读和写。在人尚未出生时就开始接受听的训练了，出生后随着听的能力提高学会了识别和模仿，逐渐培养说的能力，随着年龄的增长，逐渐地开始了读和写的训练教育，这是图6-1中的oa阶段曲线，在此阶段如灌输大量的系统化的经验和知识，就可能使儿童培养起交流（听和读是接受信息，说和写是向外输出信息）的意识和能力，并愿意了解更多的有兴趣的问题，同时用自己掌握的方法接受信息和向外界表述自己的思想（ob和bc段曲线），如此阶段没有接受综合教育，
则其能力的发展和交流能力的提高就会按图中所示的ab'c'd'e'曲线发展。少年期的学习能力培养是渐进过程，其中11～13岁的时期是过渡阶段，抓住此阶段教育是一关键。在18～20岁这一阶段由于已掌握了大量信息和思想，了解了交流的基本方法，具备了一般解决问题的能力，但此时只是低水平的交流和解决问题的能力，这时如果加强阅读、写作、交谈及听力的训练，便会
在交流能力和综合能力上进一步提高（ef曲线）。否则，能力基本停滞不前，至少是不可能有较大提高。实际上，图6-1下边的框图显示了交流能力在能力的提高中起到的作用，正是在交流能力与综合能力的多次不平衡中发展，使我们具有了较高的交流和解决问题的能力，从而提高我们的整体能力。
具有一定的交流能力是否意味着我们可以很好的交流了呢？在接受信息时我们常会根据自己已有的经验思考问题。从感情、逻辑甚至交流信息的形式决定是否接受信息。例如赖氨酸有利于人体生长，这是科学实验的结果，然而有人却利用宣传工具传播赖氨酸的“神力”，说它既能促进人脑发育使人更聪明，又能使人增加身高和增强体质，甚至以“增强整个中华民族的智力水平”之名义要求在各种食品中加入赖氨酸。虽然有营养学家指出一日三餐中已提供给人体所必需的赖氨酸，过量食用会导致消化系统疾病，然而对把能否考入大学，身高是否达到“标准”的青少年来说，可能接收不到或根本不接受营养学家的观点。的确，由于我们处于信息时代，每天要受到来自各种各样途径和传播的信息波的辐射，信息的内容来源复杂，真假交错，虚假信息的误辨导致我们对自己交流能力的困惑：我们不是已具有一定的交流能力了吗！我们难道还缺乏什么能力吗？是的，对大多数人来说缺少大脑中枢神经的控制能力，即用先进的交流技术分析和判断是否接受一个信息，又如何吸收信息和传播信息，并会根据掌握的知识将信息分类，加工成自己的思想的能力。
图 6-1 交流活动及学习的能力发展过程
交流的形式是多种多样的，参加交流的各种关系可用图6-2表示。图6-2中的四个主要方面——信息发出者、信息接受者、传播媒介和途径及信息交流(共享)——构成交流系统，四个方面即交流系统的四个元素，为了叙述方便，本章中分别用“交流者”，“交流对象”，“媒介”及“交流”来代替交流系统的四个元素。
图 6-2 交流系统组成及各部关系
媒介是与交流传播的途径相关的。通过各种交流途径的特点分析，可将常见的交流过程分为两种（见图6-3），两者的关系及特点均在图中加以描述。在确定传播媒介及交流的途径后，传播的媒介就可根据实际问题确定了。
交流活动存在于生活的每个方面和多种层次上，在不同条件下交流形式特点相异，因而本章将就在解决问题过程中的学术问题的交流这一交流的主要形式加以介绍，读者在掌握学术交流的一般形式和特点后就可以灵活运用于各种形式的交流了。值得提醒的是，任何交流形式的活动都必须对交流系统的四个元素加以分析，才能保证交流的正常进行，因而我们必须将交流任务视作一个问题来解决。
图 6-3 情报、思想、信息、知识的传播途径
解决交流问题同样是解决问题，要根据交流问题的形式和特点确定交流问题的解决步骤。在确定步骤之前，我们先分析一下交流系统的特点。
交流系统中的四个元素，交流者是最主要的方面，主要的交流任务如：确定交流问题、交流对象和交流所采用的媒介都要由他负责。
交流的成功与否取决于交流者。交流者对交流问题的内容、交流对象的背景和选择交流媒介等方面的分析和确定时出现误差，都将导致交流的失败。
良好的交流建立在交流者清晰的思路和交流内容结构的逻辑关系正确及交流过程中与交流对象的潜在交流关系完好的基础上。
4. 学术交流有目的性强的特点。
由以上分析知：交流问题的解决应以交流者为主。作为交流者他或她在解决问题中一般要按以下步骤进行：
交流问题的确定；
交流计划与写作提纲的制定；
初稿的写作；
完善与回顾。
我们在以下的四节中分别就以上四个步骤分析并提出一些建议，通过实例来说明如何进行交流问题的解决过程。在第七节和第八节中对两种交流过程——口头交流过程和书面交流过程，分别加以介绍其特点和如何应用，最后一节对交流中收集资料的方法及一些基本知识做一介绍。
第三节 交流问题的确定
当你准备交流（如写文章、写报告、准备演讲、参加咨询、谈判、招标活动等）时，解决这个交流问题的第一步是明确与交流活动有关的所有问题，这是必须做的准备工作。所要确定的问题有：“交流的目的？”“交流对象的背景？”“交流可能使用的媒介？”及各种对交流活动有影响的约束条件等。由于交流问题的内容极多，要想顾及每一细节是我们的介绍力所不及的，下面我们选择交流者在准备交流活动时通常考虑的几个问题及解决步骤列于表6-1中，并举一实例来说明如何实施。
表 6-1 确定交流问题的步骤
| 1. 交流报告的题目和主要范围 | |||
| 2. 交流对象及其背景: | 交流对象的层次A_ | 背景分析_ | |
| B_ | _ | ||
| C_ | _ | ||
| 3. 报告的目的 | 报道? | 说服? | 提供典型? |
| 4. 交流所需的媒介 | |||
| 5. 要求 | |||
| 6. 内容的确定: 可能提出的问题 | 报告答复 | ||
| 1. 交流对象可能提出的各种问题是什么? | 1_ | ||
| 2. 交流对象的主要问题 | 2_ | ||
| 3. 主要问题可分几个方面 | 3_ | ||
| 7. 限制条件 | 时间、媒介、人员、资料 | |
| 8. 判据依据: | A、理论判别条件B、实例判别条件C、报告内容的判别条件 | |
| 9. 资料收集 | ||
| 1)课堂上收集的信息 | 1. 内容;2. 笔记日期;3. 课文中的位置 | |
| 2)非正式交流过程 | 1. 方式;2. 时间、地点;3. 关键内容;4. 与交流者的联系方式 | |
| 3)正式交流过程 | 1. 书籍、期刊(或何种文献);2. 题目;3. 作者;4. 页目;5. 主要信息 | |
| 4)采自经验的资料 | ||
| 5)资料的筛选:把资料与需要回答的问题及达到满意要求的判别条件进行比较 | ||
一、交流报告的题目
本节中所提及的交流报告可以是文章、总结、书稿及演讲的准备稿。题目是对报告全文思想的概括和提炼，然而在交流活动准备阶段往往很难准确地定义题目，所以一般根据交流的内容初定一个交流范围和中心思想，而不必花费很大精力去确定题目。在整个报告完成后再根据提要及交流的要求确定一个合乎内容中心且吸引人的题目。
例如我们要准备由计算机来完成学校的学生学籍管理科学化和系统化的任务，那么我们可初步粗选一个题目“设计计算机学籍管理系统”，其后在此题目确定的范围内准备与此题目有关的其它交流问题。
二、交流对象及其背景分析
交流的对象往往是多方面的，特别是随交流的形式不同有不同的对象，一般提出交流问题和索要报告的就是交流对象。在确定了交流对象后，我们解决交流问题时就围绕这些交流对象的需要进行，站在交流对象的角度提出问题，惑、倦、思、悟皆与交流对象一致，这就要求我们对交流对象的背景有所了解，其后要对交流对象进行分析，确定哪个是最主要的交流对象，我们要完成的报告主要按这个最主要的交流对象的背景和要求来准备。
我们研究的“设计计算机学籍管理系统”题目提供给出的交流对象可能是这四类：
教务科工作人员；
任课教师；
档案室工作人员及领导；
教务处领导。
交流对象的背景主要指他们的知识水平和知识结构、实际经验及对交流领域的了解情况。我们题目中交流对象的背景是什么呢？
教务科工作人员将是本学籍计算机管理系统的主要使用者,他们多数是高中或中专文化程度,掌握基本的计算机操作命令和使用计算机的技能,由于有一定工作经验,对教务工作较熟练,掌握大量学生信息。但由于工作繁忙,每天都在应付各种各样的报告报表和文件、处理各种学生管理事务,无暇整理所掌握的信息使之变为精确数字从而提供教学改革的实践依据,他们迫切希望能使用计算机进行教务的管理,但他们对计算机操作人员须知尚无准备和了解。
任课教师今后不必为学生成绩奔波于各系之间，只要向主机输入学生情况就可以了，他们考虑的是计算机系统保密性和自锁性能（任课教师及他人在成绩输入后不得更改学生成绩）。
档案室人员只关心有关方面的资料是否准确和有效，是否会因计算机管理造成某一部分档案不能达到原有档案一样的详尽程度以便对学生有全面的了解。
教务处领导是教务管理方面的专家，他们一般具有大学以上文化程度，对教学管理过程有全面的认识，多数表格是他们设计和下达给各系教务科从而获得全校的综合情况，对计算机管理方法有一定经验，了解原理，他们将决策是否采用计算机学籍管理系统。
从以上背景分析可以看出，主要的交流对象是教务处领导。因此我们的报告主体要面对他们的要求。其它三个对象的要求可在设计和报告中根据各自要求写出子报告，再将子报告与总体报告有机地衔接就将是一篇符
三、交流报告的目的
我们在准备报告时肯定要思考：“为什么要写这个报告？”
交流报告一般要达到：传播某种思想，论证某种观点，总结工作，记录思想，满足上级要求，改善自己目前状况和形象以引起他人的注意等目的。以上各种可概括为三种目的：报道、说服和提供典型范例。
(一) 报道
交流报告很少是为报道这一单纯目的而做的。这个结论可能会令你惊讶，可当你知晓此结论后仔细回味不难发现：学生完成教师留给的作业后交给教师难道是为了向教师报道自己已完成了作业吗？不，他要说服教师相信他已掌握这部分理论及分析、解题的方法，并通过习题反映自己的理解和掌握程度。同样地，一个工程师交给总工或厂长一份工作阶段报告是为了说服总工相信他具有胜任这一工作的能力。在学术交流中只有少数的综述性文章是起报道作用的。
(二) 说服
绝大多数报告是为了说服交流对象相信他的工作，或是求得信任，或是求得理解，或是使人对自己的理论信服并激发起极大热情应用交流报告的结论去继续研究。说服性的报告成功与否就在于此报告能否在交流对象的思维中占有一席之地。
（三）典型范例
有少量的交流报告是提供典型范例供人学习的，如仪器使用说明手册等。
如果交流报告的目的不是为了说服，交流者就一定要全面分析交流内容后确定自己的交流的目的到底是报道还是提供典型范例。如果交流者自己都不清楚交流的目的，不知道希望读者（或交流对象）做什么或相信什么，那么交流报告肯定不会成功这一点就勿庸置疑了。
设计计算机学籍管理系统的报告目的主要是为了说服，使各级领导和工作人员相信我们的设计是简化目前学籍管理的繁重劳动的有效办法，它不仅能满足目前学籍管理的各种要求，还可增加一些原先无法要求的功能，它具有安全、可靠和计算机的特性——准确迅速。
四、交流中可能使用的媒介
交流大多离不开文字、语言这二个媒介。除此之外常使用数字、方程、符号、图表、模型等媒介进行交流，具体选择要根据环境客观条件来定。用何种媒介最恰当地表现各种思想是一个极艰巨的任务，在下一节我们详细介绍各种媒介的特点及如何选用，通常是采用习惯的做法，如学生做练习时就多依赖于养成的习惯和书本的要求，工程师的报告就要根据各单位约定俗成的方法，当然还要根据交流报告的内容限制及根据如何最佳地完成交流任务而定。
本节选例的报告采用计算机语言中的dBASE语言软件，根据学籍管理的要求采用数字、图表和文字为交流媒介。
五、特殊条件和要求
交流者在准备交流时要考虑交流活动时间和其它限制条件，如交流场合、人数，如果交流者有选择交流时间的条件，要考虑何时为交流的最佳时机，如果是报告会，就要了解听讲人数，有多少时间讨论等；如果是书面交流，则必须对完成时间和报告审阅对象再次确定。
计算机学籍管理的报告是一书面报告，完成时间最好在当年年底前，这样经过各级审定，如获得通过就可在下一学年新生入学时开始正式应用本系统进行学籍管理了。
六、交流的内容
对交流内容的理解可能因人而异，请你分析以下二例。
【例一】我有大量的实验结果，现在领导要我写一份工作报告。这太容易了，只要把这些证明结论的众多实验数据往报告里一填就可以是一
篇高水平的报告。
【例二】我要完成一份设计说明书，真不知除了“你设计的是否最好？”以外还要说明点什么？
以上二例，任务可能水平不一样，交流水平如何呢？交流能力哪个稍高些呢？从例子叙述中可以看出例一的交流者自信心很强，同时又掌握着充分的实验材料，他的水平一定比第二个高，这样分析对吗？
不对！在准备交流报告的内容前必须站在交流对象的角度上提出一系列问题，找出最最关键的问题并按问题的重要和内在关系编排解答顺序，逐一进行回答，这一交流报告的交流作用才能发挥出来。
以计算机学籍管理系统报告的交流对象可能提出的问题为例说明如何提问和选择主要问题进行回答。
可能的提问是：
这个管理程序简单、易于操作吗？我们是否很快就可以学会？
这个系统是否可采用人机对话形式操作?
程序自我保护性如何？对误操作带来的影响怎样处理？
全校学籍管理能否联网？
这个系统能否管理全部学籍问题？
各种学生档案保存和查询是否简便?
上面的问题主要是两个方面
程序是否具有全面功能同时又很简便？
系统能否代替现有的繁杂劳动？
因为上面将交流对象的问题概括为两方面，故报告的内容实际上就是对这两个问题的答复。
本计算机学籍管理系统采用现时较先进且简单易学的办公室语言——汉字dBASE-Ⅲ语言编写，用人机对话方式提示操作人员使用本系统各种功能，由于计算机程序自身带有提供保护命令，可减少误操作对系统自身和数据的破坏。设计中广泛征求教务管理领导和工作人员的意见，设置了多种功能，特别是数据输入和处理及整理等多种功能，可基本满足现有的各种教务管理的要求，在系统中还设有一定空间为今后改革带来的学籍管
理办法改革对程序的要求做了准备。
分析了计算机学籍管理系统例子的解决分析方法后，我们再分析例一和例二应如何做？
例一中领导要求的报告要求给出实验设备和实验条件，实验成果及成果分析。任何实验如果没有结果分析，那么实验的意义就只限于本实验装置是良好的，而不会也不能说明任何问题，只有用理论分析实验结果才能真正达到交流报告的目的——说明作用。
例二中交流者想到了“你设计的是否最好？”这个问题，除要在报告中回答这一问题外，还要说明“你是否能提供100%的材料说明你的设计结果”及“怎样检验设计成果”等问题。
以上我们分析了如何确定交流对象的问题及交流报告的内容，实际的报告并非只回答主要问题，要采取将各种方面问题结合在汇报中隐含地回答出才算一篇完整的报告。
七、限制条件
在准备交流时，要考虑各种限制条件，一般限制交流活动的是时间、媒介、人员和资料四个方面。
以计算机学籍管理系统为例：
时间要求：在“特殊条件和要求”中我们分析并确定年底前完成，这符合学校的要求。
媒介：交流报告中使用的媒介已经确定，我们现已有汉字dBASE-Ⅲ语言的系统及使用说明，其它媒介均已掌握。
人员：由于考虑本系统设计要涉及教务管理的许多知识，故除一名计算机程序编写人员外，还需1名熟悉教务的同志参加，以便得到设计要求。
资料：有关程序的参考资料已获得，还需要根据教务工作要求整理出的结果查询部分资料及一个系的学籍管理实际数据作为交流时的例证。
上面分别介绍了限制条件的分析及解决，实际上每次交流任务都有除上所述之外的特殊约束限制条件，需要独立对其分析。
八、确定交流报告的判别条件
在提出说服别人的论据时，要将检验这一论据的判别条件提供给交流对象，否则怎样说服交流对象信任我们的理论成果呢？只有当交流对象自己用判别式检验我们提出的理论及其结果所得到的结论与我们的一致，或至少是相近的，才能说明我们的报告理论上是成立的。
常用的判别条件一般是下面两个：
报告所提供的事实与资料是否充分，交流对象通过这些内容能否得到相近的结论。
交流报告是否提出几种方案比较（或与常规方案进行比较），如何判定你的结论是较优的结果？
在实际中还存在其它多种形式的判别式，如：“报告的时效是多少？有生命力吗？”“报告是独创，还是抄袭？或是应用现有方法计算整理出的结论？”等。一般的，人们常常用我们所举的第二个判别式对理论或设计进行检验，这是因为人们在交流中总是在寻求新思想、新方法等创新的东西。
设计计算机学籍管理系统的报告主要是程序，所以它的判别条件及我们的解答列于下面：
独创性：本程序属于现有计算机语言系统的应用，在设计中借鉴了其它管理程序的设计，由于它相对于以前的管理方法和其它计算机语言编写的程序有较大进步，故其有一定的独创性。
安全性：由于在程序中除借助于计算机本身的保护性外，还编制了一些特定保护的命令，避免误操作可能带来的破坏。
使用方便：在设计中考虑人机对话的提示操作法，便于使用者不需长时间培训就可独立操作。
效率：可大大提高学籍管理工作的效率，减少重复繁杂的工作。
吸引力：使用此系统可减小教务员每天紧张的手工劳动，数据只要一次输入就可以在不同要求条件下多次使用，本系统会深受教务员的欢迎。
投资情况：本系统可利用高等学校普遍使用的IBM PC/XT微型计算机及其兼容机，不需要更多设备，全校联网只要一台小型机即可。除计算机外，要配备一台打印机（汉字）。
判别条件是与交流报告相关的，更为重要的是交流者自己必须确立判别条件并提供给交流对象，它不仅可使交流对象被判别条件确定的理论所折服，而且交流者自己也可以用判别式（条件）将交流报告各部分有条理地串接起来，使之成为既有理论，又有说服力的报告，甚至交流者自己在使用判别条件的线索连接报告的各个部分时会找出报告中的欠缺之处，在报告完成后用判别条件重新审查。找出尚需完善之处，激励你继续进取。
除了对交流报告的理论性方面要有判别式，对文字及结构等报告的外在方面也有一定的判别条件，常用的判别条件可参阅表6-2。
表 6-2 常用的报告文体评估判别条件
| 报告文体方面的判别分析 | 各项最高分 | 分类计分 |
| 内容 50分 | ||
| 目的明确 | 5 | |
| 实现目的所安排的内容情况检查 | 10 | |
| 内容重点是否突出 | 10 | |
| 条理清楚、文字严谨 | 8 | |
| 参考性如何 | 10 | |
| 数据处理情况 | 4 | |
| 数据精度 | 3 | |
| 可读性 50分 | ||
| 内容是否经过精心选择 | 10 | |
| 选择的实现情况 | 15 | |
| 语言和文字的写作风格 | 15 | |
| 是否通顺、吸引人 | 10 | |
| 结构组织 50分 | ||
| 结构是否符合目的要求 | 5 | |
| 全局及各章节的联接和协调性 | 15 | |
| 提要是否满意 | 5 | |
| 引言是否满意 | 5 | |
| 每段内容的结构逻辑性 | 15 | |
| 段落过渡是否满意 | 5 | |
| 风格 50分 | ||
| 文字语言的选择情况 | ||
| 语句过渡 | 10 | |
| 主要内容及附录的安排 | 10 | |
| 趣味性 | 15 | |
| 选例的风格 | 15 | |
| 形式 50分 | ||
| 形式 | 10 | |
| 语句正确 | 10 | |
| 缩写、数字及文件的描述 | 15 | |
| 语法 | 10 | |
| 其它 | 5 |
九、资料的收集工作和资料的筛选
资料的收集可分为几个部分，表6-1中已有分类，文献的搜集方法可参阅本章第九节。
收集的大量信息并非全部都有用，因而必须对其筛选，筛选原则即把收集的资料与需要回答的问题及达到预定结果的判别进行比较，不符合预定结果的信息和资料一般不用。除此原则外，还考虑以下四个方面。
1. 各种资料是否有相悖之处？
资料是否完整？检查有无空白或阶跃现象。
资料是否收集了主要信息，其中是否有靠推测得到的结论，其可靠性如何？
4. 资料总体可表明何问题？
在资料筛选过程中，当发现与交流问题的解决所要求的有差距时，应立即开始寻找新的资料，直到符合交流报告的要求为止。
交流者不仅要对收集的资料进行甄别，同样要对自己的交流内容负责，因为任何补充说明、勘误表等措施都不能消除人们头脑中已存在的错误印象和概念。
本节中我们讨论了解决交流问题的第一个步骤——确定问题，并就确定交流对象及其背景，交流的主题与交流报告的内容、目的、媒介及约束条件等分别加以介绍，并用实例说明。这些问题的确定使解决交流问题过程可以有计划、有目的地逐步进行，直至完成交流。
第四节 交流计划与写作提纲
交流计划与写作提纲是解决交流问题过程中的关键环节，计划是交流报告的框架，提纲决定着交流的内容安排，这两方面都要按第三节所确定的问题去制定，并根据交流问题的特点确定交流问题的内容分配及交流方式，尽可能在交流计划和写作提纲的准备过程中不断调整，使写作提纲成为逻辑性强、内容布局得当、结构合理、重点突出的详细纲要。
一、交流计划与写作提纲
交流计划与写作提纲是为解决交流问题服务的，它是在交流问题的各个方面均被确定并提出需解决问题后进行的交流准备工作，因而要求交流计划要全面，提纲要细致。
交流计划全面指的是计划要包括交流问题的各个主要方面，写作提纲细致是要求提纲应能提供组织条理清楚的主要部分结构，次要的和补偿部分的安排计划，各章节的目录和标题、章、节内的主要思想及关键问题。如果用数量说明，则一份20页的报告，其提纲应在3～10页间。富有交流经验的交流问题专家在准备提纲时都准备得很详尽甚至交流对象通过提纲就可以对交流信息有较好的了解。然而提纲与交流报告又有较大的区别。
提纲只提供一种思路，它的约束是弹性的。
提纲决定交流报告的主要内容及其章节上的安排，因而其逻辑性要全面检验。
提纲提供给我们检查交流信息的准确性和内容是否完整。
确定的提纲可作为解决交流问题的蓝图。
下面我们分别介绍如何准备交流计划和写作提纲。
二、交流计划的判定
交流计划主要由以上七方面来确定（见表6-3），计划要根据
表 6-3 计划步骤与判别条件
| 计划步骤 | 判别条件 |
| 1. 拟定出所有交流信息的单元并标以题目2. 排列信息并估计各自重要程度,分配各自位置3. 选择实例、媒介并安排在各自题目中4. 分析研究各单元的相互关系,并在全面角度分析计划5. 充实主要章节的细节、结构布置和内容6. 加强引言的细节7. 对其它部分内容加以强化 | 交流对象的问题,时机交流对象的问题媒介、交流对象及其问题交流目的交流目的交流时机、媒介和交流对象交流对象的问题 |
交流对象、交流问题与交流时机确定，要选择最合适的题目进行准备。由于计划仅是交流问题的框架，因此在交流计划分析开始不要局限在“引言、目标、结论与分析”……等一个个框架内，而是要结合问题对其进行全方位的思考后，提出初步的交流计划。
“万事开头难”，交流计划就是为解决这个“难”而设置的解决问题环节，开头之所以难，归纳无非是以下三个方面：
对交流对象或交流内容尚未有清晰概念；
不了解与他人交流自己收获的方法；
不知道如何分类、列计划及制定写作计划的详细内容。
以上三个问题的存在是不可避免的，解决这些问题的途径是多种多样的。只有通过全面系统的学习和实际的练习，才能克服以上难点。对没有经验者我们建议最好先确定自己属于哪一类问题及弱点所在，如属于第一方面困难就要按本章第三节中介绍的解决交流问题的第一步——确定问题——重新开始；如属于第二方面就要思考我们的工作有何成果，我们要与他人共享什么信息；如属于第三方面的问题，那么下面这句话可能对你大有帮助：
随意写下一些文字，并按此思路继续写下去！
在准备交流之初，我们总是设想自己一定要取得语惊满堂的效果，这种想法桎梏了我们的思路，妨碍我们的思想流畅而出，解决此问题的有效办法只能是放松思想，利用随意写下想写的东西于不知不觉中围绕着你的交流目的和交流内容写出几种风格的内容安排计划，可能还就普通读者（或交流对象）关心的问题进行分析或回答问题，这些将有助于你提取储存在大脑中已有的信息组合，帮助你列出更详尽的计划，然后对计划进行全面调整。这种方法对多数报告的写作都是有效的。
以上假设交流系统是最简单的，交流报告是针对二个方面的，而实际的交流问题（特别是书面交流）常常有多个交流对象和多种问题、多种方面，故必须按第三节中所分析的交流对象重要程度进行排列，从而编制出既包括不同层次需要又重点突出的交流计划，最终的交流计划是各种要求的组合计划。
计划中为了使问题阐述得有条理且又不至于信息过分集中，一般的交流计划可安排6～7个章节，便于在将交流对象的问题转化为交流计划时探索各章节间的内容组合，找到最优化的安排，从而确定合理的初步交流计划。
三、写作提纲的制定
交流计划初步制定后，根据已定结构开始制定写作提纲。写作提纲主要是完成交流信息分布，媒介的选优及形成一个交流目的突出的明确提纲。
（一）分布信息
在完成初步交流计划中，已经考虑将一些信息分布于各个章节中，因为要对交流报告的结构和写作提纲是否合理进行分析，故首先要将所有交流信息按其特点安排在不同的章节内，尔后对交流报告的组织情况进行全面检查以保证信息分布的合理。
检查包括对组织结构、交流信息与内容的相关程度这两个方面。当你发现某一信息放在任何一个章节中都不相适时，则应分析是否此信息不属于交流内容，或交流计划尚待完善，根据分析的结果决定是取消此内容还是调整写作计划，增加相应的章节；同理若某一章节缺少信息时，则这一章节可取消或调整，例将其它章节内容移到本章节内。在进行分布信息检查时一定采取实事求是的态度，决不可为追求大而全去拼凑花架子，或将陈旧内容塞入报告中。还应检查交流内容的准确性，如发现不当之外应立即调整或改正。组织结构检查是在交流计划形成后的第一次检查，在信息分布后对有血有肉的写作计划进行逻辑分析，检查交流信息分布是否按重要程度安排的，这些检查可尽早发现问题并迅速加以解决，最后得到初步的交流写作提纲。
由于交流信息分布后已基本确定了交流计划和写作提纲，因而在分布信息环节要对组织结构，交流信息与内容的相关性反复检查、考虑和调整，直到基本满意为止。
（二）媒介的选优
在交流计划初步定好，分布完信息后，我们要考虑如何使交流效果最好，一般应从选择交流对象最易接受的媒介入手。
媒介的选择要考虑交流对象的特点及其对信息的准确性要求而定。在第三节中我们介绍了媒介主要由文字、数字和图表、方程等组成，这些媒介的特点列于表6-4中。一般来说，曲线表示的关系清楚，发展趋势和相对关系一目了然，而方程和数表可精确的表示准确关系。对于交流报告所选用的媒介值得特别说明的是数据表。一般报告中常用的是综合表，它是为说明报告中的结论所必要的数据，因此它被安排在报告正文中，数据表中的数字可能会出现在多个数表中；还有一种是原始数据表，它是用来记录原始实验数据和计算结果的，有时为说明某条件的影响，可将原始数据表安排在报告的附录中，一般不将此表安排在正文内。
表 6-4 各种媒介特性
| 媒介 | 特点 | 约束 |
| 语言 | 可表达各种思想 | 严密和精确性不易表达 |
| 数字 | 可与语言无关,运算处理方便 | 表达思想受约束,特别是数值较大,或特别小的数不易表达 |
| 符号 | 可与语言无关,简、缩写方便 | 符号受接受对象知识水平的约束 |
| 方程式 | 大量知识和信息的提炼,表达清楚,方便,对复杂现象更显示其优点 | 对约束要求极高,有时很难设想其表达的本质 |
| 数据表 | 大量精确数据和信息的摘要,可处理大量变量 | 数据不连续,当存在大量相互干扰的趋势时,很难证明某一结论 |
| 表演图 | 常用来表达各种复杂现象 | 重现性很难 |
| 趋势明显,可简便说明语言不易表达的东西 | 不便说明三个变量以上的情况 |
下面选两个例子说明如何选择媒介
【例一】在描述一个由五个主要部分组成的极为复杂的电路网络后，注明“详细的图表在附录中”。
分析：由于网络极为复杂，要想说明原理就必须在媒介选择上动脑筋。可选用一个框图来表示各主要部分的相互关系，其后说明每一部分的详细图表可参阅附录。
【例二】铁的传热性经测量为
分析：由于实验数据较多，采用一个数据表表达以上关系更为有效，如数据是少量的可不用数表；大量的且特性不同的数据关系尽量用数表表示。
媒介要表达的含义并非所有人都能理解，对浅尝辄止的学习者更是如此。这就要求交流者要合理运用好媒介，交流对象在学习中深入思考。以本书绪论中图2“解决问题的主要组成部分”一图为例说明如何从图等媒介中找到交流者的良苦用心。读者不妨先翻开绪论仔细观察该图后再与我们共同讨论。
该图中用“解决问题”作为一个机场的情境，大家可以看到“态度”与“必要条件”作为基础深深扎根在大地上，其下面的每个根基都可以分蘖，向下方发展以吸取更多的知识；在大地之上，策略就象指挥塔，其重要性是如此明显故独立于图的左方；思维技能图案象什么？象翱翔的银鹰，是它们共同构成了机场的美丽图景，如果你仔细观察会发现飞机只绘出了一半，决策与分析、综合构成机身和油箱，发动机决定了飞机的飞行，对客观条件的影响只能分析和综合但做不出有胆魄且合理的决策，这就要求创造力与其结合，做决策的反映在飞机尾翼上体现出来，正是简化和概括与决策结合使飞机得以在正确无误的航线上前进。读者会对飞机的另一半有点想法了吧？它就靠读者经过学习将解决问题的主要部分联系于解决问题过程中从而得出正确的思维技能——冲天鸟的图象。
本部分简单介绍了媒介的特性和举例说明如何进行选择，报告写作中选用媒介要靠丰富经验和对交流对象的背景情况了解及选例的要求来决定。
（三）形成一个交流目的明确的提纲
提纲的写作经过以上几个环节已具雏形，在提纲即将确定前要考虑交流报告的目的是什么，并用目的来检验我们进行的交流计划与写作提纲是否满足交流目的明确的要求。如何检验呢？图6-4给出了说明和报道两种目的的交流计划的结构，从图6-4中可以很清楚地看出两种目的交流计划结构的异同。
图 6-4 两种报告目的的报告结构比较
本节中对交流计划和写作提纲的制定分别进行了介绍，表6-5中给出了设计计算机学籍管理系统的实际计划制定过程。在写作交流报告初稿前完成这一任务给我们进行解决交流问题的第三个步骤——初稿写作——打下坚实的基础。
表 6-5 交流计划制定的程序
- 拟定所有交流信息的单元
本报告系以说服为目的，故首先要叙述报告的必要性，其后分析计算机管理系统的可能性，具有的功能，具有的特性，实例选择，保护性等。
根据重要性分配各自位置 报告从问题提出其按交流对象的主要问题要求排列各部分位置。 ① 问题的提出；② 目标及理论分析；③ 功能分析；④ 特性分析； ⑤ 典型示例；⑥ 使用说明。
选择实例和媒介 媒介以数字和文字为主，部分框图说明计算程序思路 选择学生学籍管理中学生成绩统计分析为实例，计算学生每一学期平均学分积和自入学到本学期的总学分积，分析其各门课程与相关课程的关系从而得到学习能力的初步结果。
分析各部分的关系，从全局分析计划 各部分相关性很强，因而要注意各部分相互关系的发展，如功能与特性关系，必须相互配合，得到合理的叙述并提出说服他人的理论。从全局看各部分要注意协调就要增加功能和特性及实例部分的比重，在内容上保证有说服力。
充实各部分特别是主要章节的细节，结构布置和内容 功能特性实例是主要章节，以功能分析其包括输入、修改、查询输出、打印、计算和删除等。其中每一功能都相应于一个管理程序。
加强引言的细节 引言是叙述重要性和已有管理程序和方法的叙述，要在开头安排现状分析及现有理论的指导意义，说明计算机管理学籍的重要性。
7、其它部分内容的强化写作提纲略
第五节 初稿的写作
初稿写作的技巧在于将精心构思的写作计划和提纲用生动的语言、充足的实例和清晰的思路将全文一气呵成。采用这种方式写作为报告的修改与完善奠定了良好的基础。
人们在写作时常常是边写边改，往往将原有的计划改得面目全非，或是文字杂乱或是各部分难以有机地衔接一致，给人的感觉是一片混乱。初稿的写作能否顺利进行，起着决定作用的是写作计划和纲目是否全面，是否合理和自身是否完善！因此在初稿写作前，首先要对你的写作计划和纲目全面复审，如有可能（如上级或导师要求的报告）请报告的审阅者审查计划是否可行！纲目是否全面和合理！如果没有审阅者，你自己就要站在交流对象的角度用第三节中提出的问题逐一审查自己的报告计划，直至修改到自我认为从理论分析、判别条件检验均无明显问题或缺陷时为止。提纲的完善给初稿写作打下良好的开端，但要使文章条理清楚还要靠大量实践经验来指导，我们总结了几条经验供读者参考。
将交流的主要纲目和信息写在一张卡片上，当你进行初稿写作时，将此卡片置于面前突出的位置，这张卡片会帮助你注意在行文中抓住中心问题阐述。
初稿写作时的指导思想是“怎样更好地表达内容，从而与交流对象交流思想”。而不是“报告要告诉读者什么信息”。
写作时注意行文通顺，而不要将精力放在寻找一种奇特结构，词语如何创造性地搭配和如何把一些华丽的辞藻嵌入内容中，不要过多考虑诸如字母角标位置，引证和署名等问题，它们在报告的修改完善中安排入即可。
充分利用计划中的纲要和标题，这些标题能帮助你写作时思路通达，又有助于今后对初稿的完善。
初稿写作时要留下足够的修改和插图空间，最好用双格
纸或写在纸的半侧。
- 初稿的写作要争取一次完成，至少每一章节要一次完成，不要在行文过程中反复修改计划和纲要，这种写法极易导致思路混乱，难以写出好文章。
以上对初稿写作提出几条建议，这些都是工作的经验总结，你不妨照我们的建议完成一次总结报告，相信你会从中体会到这些经验对初稿写作的确是有益的。
第六节 完善与回顾
当我们写完初稿，望着自己的劳动结晶——花费大量的精力，从调查确定交流问题和交流目的、研究交流内容，精心组织结构并反复检查确定了写作提纲，直到有条理的写出了自己的交流信息——终于完成，似乎大功告成了。恰恰应提醒读者注意的是：与解决问题要靠完善与总结达到提高一样，完善与回顾是解决交流问题绝不可少的重要步骤。
没有完善的报告, 其思想可能杂乱无序; 没有完善的报告, 其中心内容和重点不一定突出。没有回顾, 不能使自己从交流中提高。因而草写成的初稿要经过修改和完善才能定稿。从哪几方面入手修改, 又如何进行呢? 初稿写好后先将初稿放在一边而去做一些其它的工作, 当你感觉已经过了脱稿的兴奋期后, 自我感觉是要审阅一篇他人的报告时, 开始修改你的交流报告吧! 报告的修改与我们解决交流问题的前三个步骤紧密联系, 只不过我们在完善阶段要从全局来检查各个方面, 着重于报告的内容、交流对象分析、组织结构和写作风格等几个方面, 下面分四部分分别介绍。
一、内容的修改与完善
在准备交流报告之初，每个交流者都准备了许多各种类型的问题。现在你作为报告的审阅人（或交流对象）就要用这些提问来检查你的报告。要考虑如：“交流报告回答了哪些问题？”“你是否愿意阅读这个报告？”“报告有较大参考价值吗？”“报告体系完整吗？”还有一些诸如：词语和术语的含义都明确吗？报告中给出的数据是否是精心筛选且满足交流的需要？图表，方程和选例是否与报告内容配合恰当等问题，我们逐层分析。
（一）内容的重点突出问题
交流报告的重点是通过结构安排达到目的。然而在某一章节要突出的内容重点还需利用结构上的从属、并列及语句的次序和内容量之多少来表示，只有交流报告的每一局部都达到交流目的要求，才能较好地实现交流之目的。
【例一】一个工程师完成一个浮油采集分离装置的设计报告，在报告中主要应说明此装置的效率如何。该工程师为说明浮油采集过程中将水与油一起收入采集分离器而导致油成为乳液，而装置要求分离时乳液滴落时体积变化不大才能保证较高效率，报告用了三页纸来证明在各种条件下的实验结果表明乳液滴落过程中体积变化不大，因而本装置可保持较高效率。
这种内容安排是正确的，但结构上要修正，因为交流对象主要想知晓此装置的效率，因而要把证明各种条件下的实验细节改为简单的语言描述，且放在从属结构中，以保证本报告重点突出，可改为：
本装置可保持较高的效率，对影响效率的乳液下滴体积变化情况研究，经统计，在已完成的各种条件下的实验中，有95%的信度表明：乳液下落时体积变化是在分离器容许的范围内（详见附录），因而本采集分离装置可在高效率区运行。
【例二】如果水库溃坝，不仅许多居民丧生，而且对水力发电站造成巨大经济损失。
这种描写不妥之处在其突出重点是经济损失，而不是人的生命，这种本末倒置的描述，完全颠倒了两者的利害关系，因而要改为：
一旦水库溃坝，不仅无法发电造成经济上的损失，更重要的是瞬间将夺定千百万人的生命。
用结构的排列和语句的次序来突出交流内容一般多采用在一节（或一段文章）中，首段为强调句以引起交流对象的注意，最末一段是对整个内容的概括总结，也是突出强调内容。这种利用自然段和语句的位置变化可达到我们要求突出重点的目的。
读者请回想一下（如果手边有一份报告更好），你的文章是否在全局结构及每一章节内都能突出重点，语句搭配是否突出了交流问题？如果不完全是，尝试将结构稍作调整，语句关系搭配变化和内容的适当增减，一般就可以达到突出重点的要求了。
(二) 准确性问题
交流的内容不仅要突出重点，而且在正确的前提下，应根据要求尽量提供准确信息特别是科研报告更需准确。
【例一】在设计的实验中，温度的变化将导致……发生。
这是不准确的，应改为
在设计的实验中，当温度增加23℃后将导致……发生。
【例二】储存在管网中的某种气体在某一部分燃烧将导致整个管网的燃烧。
应改为：
管网中的某处气体燃烧的火焰会迅速漫延到整个管网中。
准确性使报告建立在科学基础上,它的内容也才有价值,只有准确性基础上的交流才是真正的交流。
（三）数据资料的检查
在解决交流问题的第一和第二步骤中，我们详细论述了参考资料和数据对交流的作用。在完善阶段要对每一参考资料进行校核，对每个数据进行核对以保证交流报告中所有的引述都是必要的而且是报告充分要求的，原始数据和结果、图表都有出处才能保证报告的精确。
（四）数据处理
在说明理论的正确性时我们常选用实例进行数据处理和分析，在完善阶段要考虑这个例子是必需的吗？能否换一个更好的例子说明这个结论，数据处理是否正确，数据处理的结果与理论推导的结论是否一致，并注意将数据处理中各种简化，条件等在
交流报告中标明。
以上总结了内容方面的完善要在内容重点、内容准确性，数据及资料是否充分及合理的数据处理几个方面进行，有待完善的内容问题尚有许多方面，可用类比方法进行，以达到内容的完美。
二、交流对象分析
交流对象是我们交流的目标，我们整个交流活动都围绕它进行，然而在报告写作中常常由于突出某一方面内容而导致交流对象无知觉地改换了，这一点可从行文的语气中很容易检查出来。有的报告较长，涉及的方面很多，交流对象可能会改变，这样就需要对每一章节进行分析，检查交流对象是否一致，如不一致就要根据第三节中确定的交流对象和第四节中确定的交流提纲进行分析，重新以原计划的交流对象为主进行写作。还要检查交流对象是否能找到我们提出的报告判别式，从而对交流报告进行检查，自己找到结论。因而在完善阶段要对交流对象作全面检查。
三、组织结构的检查
由于交流计划和写作提纲一节中和初稿写作前已对结构全面检查，而且在突出内容重点部分也已检查和调整，故组织结构的检查着重于整体性和各章节衔接是否连贯。
整体检查首先要检查文章的目录（或短文章的段落题目），对文章的并列、从属等结构检查，如不理想，则从全局考虑如何调整以保证信息分配及内容的完整连贯。目录检查后对内部组织进行复核，常见的错误是不同章节的内容可能混在一起，应按关系顺序重新排列。还有一种错误是不同章节间缺少联接，这种错误导致读者不愿阅读报告，改进的方法是找出各节间的关系，在语句的安排上稍作增补就可使报告内容和结构丰满而连贯。
四、写作风格检查
每个人都有自己的写作风格，然而写作风格是为完成交流任务而显露，是在达到交流目的基础上显示其文笔和才华。写作风格的检查包括表6-2中的风格和形式两个主要方面和可读性的部分内容，要按表中所列各项进行检查和调整，使得报告整体风格一致，使交流对象愿意加入这个交流的行列。
文章的完善是多方面的，不过要修改的内容要从全面到细节，逐个层次地进行，在实践中提高完善的能力，只有不断总结才能每次有所收益，这就要求每次完善交流报告后对其回顾，总结自己在这次交流活动中有哪些收获，有何交流方面的经验，如有可能要与以前的交流报告准备情况进行对比，找到关键性问题和影响因素，以便在今后交流问题的解决过程中有意识去解决。
交流问题的完善是无止境的，上面我们介绍了从内容、结构等方面如何完善以便得到一篇优秀的交流报告。上面已经介绍了解决交流问题的四个步骤，然而实际交流问题又各具特点，对于口头交流和书面交流的形式还需要更进一步分析研究，从一般解决方法深入到特殊中，从而可掌握解决交流问题的一般和特殊规律。下面两节我们就来分析口头交流和书面交流。
第七节 非正式交流过程——口头交流
在第二节中我们将交流活动分为正式和非正式交流过程。由于非正式交流的过程中交流双方直接互通信息，具有交流内容时效性强、交流环境有利于交流活动开展等特点因而在科学技术发展迅猛的今天，学术交流活动中的非正式交流一口头交流一受到自然科学和社会科学工作者的重视。
一、口头交流活动的特点
口头交流的第一个特点是借助于言语为媒介进行交流活动。
一个高超的交流者，必须善于将各种创新的思想或理论用生动语言表达，并根据交流活动的进行过程巧妙地用语言衔接以推进交流活动的顺利进行。语言作为交流媒介使得口头交流还有以下几个特点：1957年尼科尔斯（Nichols）通过大量实验研究发现人们在口头交流中，思维速度较接收信息（语言）的速度快3~10倍，因而在交流活动中，交流对象常会思考与交流活动内容无紧密联系的问题，这是口头交流的第二个特点。
一个正式报告经过言语口头交流过程，大约只有25%的交流对象能真正掌握报告的主题，这是尼科尔斯在1957年研究的第二个发现，大部分交流对象在交流过程中思绪飞舞，只是接收了部分交流信息，这是第三个特点。
第四个口头交流的特点是人们兴趣集中的时间是有限度的，多年的实验结果多方面论证出口头交流围绕一个主题进行时交流对象精神集中的时间是二十分钟。
以上口头交流的特点可用图6-5表示。从图中可以看到，假设交流者均匀发出信息，则当信息量以OAA'线发出时，若交流对象是未受过交流训练的普通者时，其接收信息量为OA线。从人的思维能力分析，在T时段内交流对象思维可接纳信息至少是OB曲线内所含信息，这意味着大量思维活动与口头交流毫无关系，从曲线分析，我们应该怎样提高交流的技能呢？我们以报告会的交流活动形式为例说明。
图6-5 交流信息与思考信息的比较
二、口头交流活动中交流者应注意的问题
有经验的口头交流活动者如教师、管理者、政治家在工作和活动中积累了许多极宝贵的经验，他们在交流中根据图6-5中的曲线表示的交流特点，采取主动进攻的方针，采取了突出交流重点，尽量减少可能分散交流对象注意力的言词和行为，用各种手法调动交流对象的思维尽可能围绕着交流主题等，使交流正常地进行，他们提出：
（一）注意自己的精神面貌和声音语调
由于口头交流活动多数是面对面进行的，因而交流者的精神面貌和气质对交流活动的成功与否有极大关系！交流者如果知道以下两个结论会有助于提高信心和利用技巧使交流成功。
结论1：所有的交流者在交流活动之始精神都是紧张的。
结论2：交流对象对交流者的印象许多情况是取决于交流开始后的前30秒。
- 不论你是否曾经历过较大场面，在开始每次交流时精神总是略有紧张的，当交流者自己的紧张感被交流对象察觉时，交流活动的效果将大受影响，交流对象的注意力会集中在交流者形象本身，甚至怀疑交流者是否有能力进行交流活动。而交流者发现交流对象注意力没有集中在交流活动中时，一般会急于想办法使交流对象精神集中，这种思想的出现极易造成交流思维混乱而出现差错，交流者会更紧张，交流对象注意力更分散。如何在开始时就使交流对象集中于交流的信息本身呢？
通过对大量的第一次讲演者的交流活动过程的录像分析，我们发现了泄露交流者精神紧张的是两个方面，①交流者的动作；②交流者的声音。交流者刚上演讲台时常会手足失措，开始演讲时为了表现自己，总是力求声音庄重悦耳；在演讲过程中需要借助于辅助仪器和幻灯，投影仪等或翻阅交流提示卡片及讲义时，由于惧怕交流对象等待而造成动作过急；当强调某一交流思想的重要性时不自觉地加重语气，当急于完成某一部分的交流时声音会发颤；所有这些现象都会使交流对象发现交流者缺乏自信，神经过于紧张，不具备良好的交流素质。如何改变这一状况呢？从上面提到的现象可看出，只要用日常生活中的说话习惯和说话用语来表达思想并通过自然的动作进行交流，交流者就会在交流活动中增强信心，轻度的紧张不会外漏，要做到这一点关键是你有信心交流你的思想并自信你的讲演一定可以成功；这样你就不会去关心交流活动之外的各种问题了。
- 常常发生这种情况：一个交流者在与交流对象见面并开始演讲时没有给交流对象留下良好印象，在以后的交流过程中尽管交流者用系统的思想、生动的语言和充分的事实与交流对象交流，但交流对象对他的讲演不会比开始时的印象发生较大变化。相反如一个交流者开始交流时较精采，它用语言及自然大方的举止给交流对象留下较好印象使观众对他们交流产生信任感，那么其后的交流中，即使交流者工作疏忽，听众也会对他们的交流报告等给予较高的评价。这说明良好的开端对交流成功影响很大，因此交流者在准备交流时要精心准备如何开展交流。
以上两个建议会帮助所有的交流者找到存在的问题，并努力成为有经验的交流者。
（二）突出交流重点
在图6-5中我们可以看见，交流对象在交流过程中思考着各种问题，这些问题可能是交流信息派生出的思想，有的则是与交流毫无关系，因而设法使交流对象的思想围绕交流主题是最为关键的策略，运用这一策略可促进交流的正常运行，而执行此策略要靠交流者突出重点和交流主题来实现。
在交流活动开始时，交流对象一般都是与交流者配合；注意听取交流思想，并尽可能围绕交流问题思考，然而在思考过程中派生出的思想会影响交流对象的思考。如果此时交流者在突出交流重点的前提下不断将交流引入新的或更深入的层次，并用思考题调动交流对象思考，就可能使交流对象的思绪重新回到交流中，他们会利用思维空隙思考交流的问题，如交流者提出的精心选择的思考题可以发挥作用，问题将诱导交流对象沿交流者自己设定的思考方向前进，交流就接近成功了，此时交流对象实际衔接接收的信息就是图6-5中OC线含的内容，OA与OC所含的信息便是交流技术提高的初步成果，除此之外，交流的成功会延长交流对象的接受时限，交流的时间由T向T'过渡。然而，当你作为交流者不能使交流对象在交流过程中收回思绪，交流对象虽然会思考一些交流的问题，接收一部分信息，但很难抓住交流主题和核心内容，有的甚至会在众多的思考问题中选定一个继续深入钻研去了。因此，交流者必须具有使交流内容层次清楚，重点突出和掌握交流进行的能力。
突出交流重点要求交流者对所要交流的内容清楚，组织得当，由于听众接收信息的兴趣一般只有二十分钟，故交流内容的主题最好限于一个主要范围内。口头交流面对的可能是各种背景的交流对象，怎样使交流为绝大多数交流对象接受呢？我们建议采用的办法是在交流开始时以非技术性问题引入到交流的领域中，通过定义和复述一些与交流有关的基本概念使具有不同专业知识，不同背景的交流对象从各个层次尽快达到对交流内容的基本知识具有相近的了解水平，然后用浅显的语言和简单的理论，简明的方法阐述你的交流题目和目标，并与交流对象一起共享你准备的内容。这种做法令交流对象自然而然地进入交流的领域，在交流中注意将新内容同原有知识按性质、层次、类属分别加以联系，以便于交流对象巩固和理解。交流者为显示自己水平而用生僻言词和不相关的类比等做法会导致部分交流对象的灰心，不愿与交流对象配合继续进行交流活动。
用简单的理论和非技术性问题引入交流领域的做法是否会使对交流内容有一定了解和具有一定科学知识的交流对象对进行的交流活动反感和厌倦呢?实际上,专家们十分注意并有兴趣听到自己研究领域内容和对这些内容的各种有意义的解释。故此,虽然在交流之始交流者并没有提供新思想和吸引交流对象的创新信息,但交流者用具有特色的表达方式和使复杂问题用简单明了的叙述和说明的手法吸引专家们和具有一定知识的交流对象的注意力,并自然地进入了交流内容。
在交流中对时间的掌握是有很多技巧的，我们在解决交流问题的准备阶段对时间的预估较实际所需要的时间少，这是由于交流过程中各种主客观因素都会有一些阻碍交流计划实施的问题出现。我们常发现交流者在预定结束报告时间未对交流内容进行总结和摘要说明报告内容，这些情况对交流来说当然是不能满意的，为避免出现上述情况，交流者应采取的掌握时间方法是：突出交流重点，准备几种内容长度不同的报告总结和内容的摘要，根据交流的进程加以选用，这样就可以解决交流时间的掌握问题。
口头交流的环境迫使交流对象参加交流活动，这就要求交流者注意交流对象对交流内容的信息反馈使交流顺利进行。口头交流活动中交流者有条件获得交流对象的信息反馈，这是书面交流不能享有的特权。反馈信息提供给交流者在交流过程中在突出重点时适当调整交流的内容和进程，使交流适应广大交流对象的要求。那么如何获得交流对象的反馈信息呢？
（三）反馈信息的获取及交流内容的调整
口头交流使交流者有条件及时掌握交流对象对交流的反应，怎样获取各种反馈信息呢？俗话说：眼睛是心灵的窗户。的确，交流对象的眼睛会提供给交流者他们的反应，满意？不满意？理解？不理解？渴望更多的创新思想？希望对前面介绍的内容加以论证？交流主题的思想是否与交流对象的原有知识结构吻合？交流对象是否已在思考其它问题了？诸如此类的反馈信息要靠交流者收集和判断，由于不同的交流对象其背景不可能一致，因此没有固定的眼神确定为某种反应，这就要靠交流者的经验和在交流
过程中保持与交流对象的眼睛接触，从眼神变化中提取出对交流的意见和希求，从而调整交流进程和交流内容，不过此时的调整要在以下两原则指导下进行：一是要保证交流重点内容的完成，其二是交流时间的约束。反馈信息用来指导交流者调整交流计划只是一种在原有基础上的微调，绝不可改变交流计划的主框，如发现交流计划不做根本性修改就无法保证交流正常进行时，就说明交流者的准备工作有较大缺陷。如有条件可根据反馈信息做一定调整，否则尽快结束交流以免耽误他人时间，深入自省并总结经验，为今后的交流增添实践知识。
（四）交流前的准备和交流中的问题
口头交流除去具有解决交流问题的一般策略外，其特点决定了解决交流问题的四个步骤在这里有独特的特点，下面我们讨论几个口头交流特有的交流问题。
1. 交流内容必须全部写出吗？交流前要看几遍吗？
这个问题要根据报告的内容、报告的时间，要求及交流者的口头交流经验等实际情况来定。如你善于交流，并且具有口头交流的经验，很熟悉交流内容，或者准备交流报告的时间很紧张，那你可以按解决交流问题的前二个步骤，写出清晰、明了的交流计划和交流提纲及必需的提示卡。这时你可以满怀信心地去交流，提纲和卡片会帮助你组织好交流过程，并完成突出内容重点的任务。如果你不善演讲，那么你最好按交流问题的四个步骤去完成你的交流报告写作，精心选定交流重点。讲稿完成后要阅读原稿，并要求自己逐渐脱开原稿，用自己的语言准备交流内容，特别要注意交流活动的开场白和结束语的准备。如果在交流前对交流内容尚无把握就应准备关键问题的提示卡以备交流过程中之急需，交流者查阅提示卡是十分自然的事，不要害怕交流对象指责我们没有准备好。重要的是使交流活动圆满进行。
2. 我说话有口音，常带“啊”字等习惯
口音一般不影响交流的正常进行，你只要不让口音成为交流对象思维空隙时过多考虑的方面就可以了，重要的是你只要对交流内容很熟悉,树立一定能交流成功的信心,使声音连贯,平稳地表达你要交流的内容,而且交流的重点突出使交流对象专心于交流,你就可以不去考虑口音等问题,忘掉或少用“啊”等字,许多坏习惯就不会影响交流了。
3. 怎样处理交流中的提问
口头交流中沟通交流双方的除眼睛外，提问和解答是另一种传递交流反馈信息的途径，一般的提问问题应该是交流者准备交流时设想的问题，并在报告中安排了回答或解释，然而有些问题可能是属于交流对象在思考时联想出的又是报告没有解答的，作为交流活动的一部分，交流者在交流过程中安排回答一些这类问题。在回答这种特别问题之前要将问题告诉全部交流对象，这样做有许多好处，一使交流对象都进行思考这个问题，二使交流对象从此问题的思考加深对交流的了解，三是提供了思考回答这个问题的时间，四是当你对题意产生误解时，提问者会给予纠正，以免所答非所问浪费时间，五是这样的交流会促进、活跃交流气氛。回答问题要与交流的重点内系联系进行。当你认为某个问题需专做解答或你尚无所研究之时，要向交流对象说明是否能与提问者个别联系或坦率说明自己无研究但可提供研究线索供提问者研究。
4. 交流过程中是否要图解和演示
在交流过程中，交流对象掌握交流信息常常是从理解各种实物和现象开始的，因而报告过程中要适当地演示交流内容的图画或对交流内容进行实物演示以调动交流对象的积极性，吸引他们的注意力来思考交流的主题。演示和图解的选取要取决于交流的内容和报告的逻辑进程，以语言与图解，实物演示最佳结合来促进交流的进行。只有当交流对象对所交流的事物和现象的运动和发展中来领会它们，各种直观的手段才能很好地帮助他们形成表象，直观的实物演示的实质在于交流者指导交流对象的知觉，特别是对低层次的交流对象的报告更需要合适的图解和演示。
- 当交流结束时，是否要说：“谢谢大家，我的报告完了”
来表示交流的结束？
不！交流对象对交流是否结束应从交流报告的小结和摘要是否已进行来判断，其它的表达方法如：“准备的不充分，耽误了大家时间”，“请多提宝贵意见”，“请大家谅解……”等结束语都是浪费交流时间，建议你多花时间准备好交流，而不是在交流结束时表现过多的“虚心”。
三、如何接受信息
前几节介绍了口头交流的特点，我们曾谈到作为交流者怎样结合图6-5来促进交流的成功，作为交流对象在这个过程中是否完全被动呢？除了用提问及眼睛与交流者联系，应有意识地控制自己的思绪围绕交流主题，多想一些与交流相关的问题，如“为何这样提出问题？”“为何要确立这个研究目标？”“为什么要做这种假设？”“为何要忽略这些影响因素？”“这是本问题的唯一解吗？”“这个问题的结果有什么限制条件？”等等，并应积极参与交流者的提问，但应提醒读者，思考问题不能信马由缰，而是沿着交流主题的发展自然导向这些问题，有些问题可能当时思考不清，要在笔记本上做一记号以备交流后总结时再深入思考，不能放弃与交流者的交流去深入到自己思想的小天地中。
在交流活动开始前，要了解与交流有关的内容；交流之后要全面总结。即使交流内容与你研究方向相去甚远，通过总结你会使自己掌握一种研究方法，并对这种研究的结论有所了解，很有可能今后对开始工作大有裨益。
一般讲，口头交流的目的性较强，只有交流双方都积极参与，才有可能成功！而口头交流的内容只有多次对大脑强烈的刺激，才能使研究内容由交流对象的短时记忆变为长时记忆，因而交流双方必须了解分析口头交流的特点，抓住交流中心，针对每一问题找出解决办法，就一定会使口头交流真正成功。
四、其它类型的口头交流活动
报告形式的口头交流只是口头交流活动的一种，此外还有许多具有独特特点的口头交流活动，如何打电话，会议及参观访问等交流活动，下面就各自特点及注意点做一介绍。
（一）电话交流
随着信息时代的到来，电话可以使人们虽相隔万里，但在几分钟内就可互通信息，电话已逐渐成为交流的重要工具之一，那么如何利用它进行交流活动呢？
1. 拨号前的准备
打电话要求谈话简单明了，因而要同做报告的交流问题一样需先解决问题，检查自己是否已准备好要交流的信息和要讨论的问题，最好写在一张卡片上，如果要打长途电话，需考虑对方的作息时间。
2. 电话接通后
首先要报你的姓名和单位，再说明要找的单位或人。如果受话人不在，要决定是否请接话人转告或了解受话人活动后决定何时再打电话，并请接话人转告受话人等你的电话。
3. 电话内交谈
电话是一种借助工具的口头交流，它不仅要涉及交谈双方，还可能影响其它工作人员使用电话，因而交谈一定要讲话清楚，回话明确，尽量使交流顺利进行，尽快结束，对于复杂问题要争取信函或见面时讨论。
4. 会客时来电话
当与人交谈时，电话铃响，你应征求客人意见，绝不能靠接电话来表明你是何等重要。有时可以不接电话，因为融洽的交流环境很可能被频繁的电话破坏掉。
以上我们介绍了使用电话的一些问题，相信大家今后会有效地利用这个便利的联系工具进行各种各样的广泛交流。
（二）会议交流
会议一般分为交流会议和决策会议，我们主要研究交流会议。
1. 成员——五~七人
交流会议的人数是有一定范围的，人数过少，交流就不广泛，新观点不易撞击出新思想，已有思想很难完善；另一方面，成员又不可过多，否则成员间的关系很难处理，且个人发言机会减少，可能会影响成员们以诚相待。
2. 有确定目标
为使会议交流充分、全面，在可能条件下要预先确定会议主题，并尽可能用文字通知与会成员，请他们会前有准备。
3. 会议要负责人
我们在心理上都感到自己是成人，已能控制自己，不必再要人管理。实际上，交流的会议往往由于各自思想不同，交流中的脑风暴又可引起更广泛的话题，因而需一人负责讨论交流的主题，会议的负责人即是起此作用，协调会议讨论的进程及在会议结束前总结交流的思想，他没有权利去制定某个交流的主题或思想是否正确，也没有超越会议其它成员所具有的权利，因而，每次会议负责人可由会议成员轮流担任。
会议的交流内容较为广泛，只要掌握口头交流的技能，就可以利用参加会议获取大量有益的信息，推进与各专业人员的联系，它同样可为我们今后的综合发展提供信息资源。
（三）参观
在当代科学技术日新月异的变化中，信息资料往往是通过参观活动获得的，参观可解决获取最新信息的难题并具有不必等待成果的文字整理，印刷等工期长的特点，除此之外，参观能培养观察能力、迅速察觉、理解事物之间的各种关系及联系的能力。下面作一简要介绍。
参观前要尽可能全面地了解所参观地的背景材料，并对材料与常规知识进行分析比较，找出特异之处。在参观过程中就一般常见问题与你认为特殊的问题进行了解，并利用一切机会对你认为要了解之点进行细致考察，在可能情况下索要有关的文字资料。如果你准备充分，你可以通过此参观活动了解较深入的问题，探求出参观地解决问题的办法。思考你若在此单位，那么你的解决思路和方法，并与参观地的结果进行比较。参观活动特别适用于实验室和典型的学习研究，你可以在参观中发现诸多问题和解决办法、科学实验研究现状和现实水平，从而确定自己的研究方向和研究起点。
以上对口头交流活动的特点和各种形式作了介绍并提供一些帮助我们利用口头交流过程的特点进行交流活动的经验。真正地应用好这些经验要在实践中体会其作用，由于口头交流在交流过程中占有较大的比重，因而必须花力气学习口头交流的经验和知识。
在口头交流中常常要应用到文字资料等书面的交流形式，一般说，口头交流只能起到一定作用，还有大量的交流要靠正式交流过程——书面交流进行，下一节我们研究书面交流的特点并建议如何应用书面交流进行交流活动。
第八节 正式的交流过程——书面交流
在第二节我们介绍了正式交流过程是指以文字形式交流思想和信息的方式。由于这种方式给我们提供充分思考和选择报告的内容和文字、精心组织结构的机会，而且交流对象是处于自愿选择的自由交流状态，因而要达到交流的目的，报告必须具备语言准确，选用交流媒介正确，良好构思的内容并按照人的记忆特性展开报告等特点。要写好这样一篇文章，除了在第二节和第六节中介绍的有关写作知识外，还需要对文章写作中的一些特殊要求和常用方法有一定了解，掌握了这些知识，我们才有可能写出较好的报告，也可以在阅读他人文章时较好地理解重点，达到交流的目的，本章是介绍学术交流，所以我们介绍一些学术交流报告的写作特点。
一、报告的主要组成部分
一份报告不论其长短，一般都包括：报告题目、目录、引言、问题及解决方法、实例，结论与结果分析、报告摘要及参考文献等。对正式的报告或长篇的报告还要有：提要，专门词汇表，变量表，致谢，附录等。在写作文章时应用好这些分类法组织报告内容，将会使文章大为增色，下面将各个主要部分的安排与写作分别介绍。
（一）报告的题目与封面
交流对象不论是审阅或是浏览一份报告，首先注意的是文章（或报告）的题目，题目是交流信息的重要组成部分，只有将交流内容用简洁的概括的语言表现出来，同时又必须具有新颖性，才能使人产生阅读这份报告的欲望。报告的题目又是封面的主要内容。不论是某个小实验的报告，还是洋洋万言的科研报告，精心设计的封面嵌上题目等必要信息，更增强了报告的新颖性。由于多数的报告并不出版，所以封面至今很少受到重视。有些报告的作者认为没有必要专门安排一页纸作报告的封面，那么我们看一下图6-6上的两种安排吧！(a)图简洁、清晰，题目，作者及审阅等重点突出，便于交流对象抓住交流重点，并有兴趣了解报告的详细内容和结论。(b)图表面给人以安排紧凑的印象，内容充满空间，使交流对象拿到报告就可以看到许多交流内容，但这种安排显得报告过于杂乱，题目重点不突出，即使不令人生厌，也可能使部分交流对象失去阅读兴趣。
文章的写作要花费大量劳动，多花一点时间确定题目和设计封面将对交流活动起到事半功倍的效果，因而较正式的报告或较长的文章都要一个精巧的题目和封面。
（二）提要
每份报告不仅是本专业的人员阅读，科学的发展和交叉科学的兴起使得各专业人员广泛地借鉴其它学科和领域的科研成果。在解决交流问题过程中为各专业人员提供最好的交流方式，并使之在尽可能短的时间里对你研究的内容、方法和结论有所了解，就要在报告中安排提要部分对报告进行概述性介绍，提要主要点应注意：
(a)
图6-6 两种封面不同的安排比较
提要要给出报告的一般性结论，如：确定的研究问题，研究目标，描述问题的方法，求解问题所用的理论，得到哪些结果和结论，数据结果的精确度及约束条件，结果分析等内容，如说明数量结果时一定要提供足够的参数及必要的相对误差等。
提要要对报告进行简要描述，除去说明报告的内容和结论外，还需说明是否有数据图表，辅助图，曲线及本报告的研究方法解决实际问题的适用性如何等。
提要本身须独立，由于交流的需要，图书资料馆常将各种资料的提要汇编成索引目录，所以提要本身不能与交流报告的正文直接相关。
提要要简明，语言精炼，一般长度不要超过报告内容的3~5%。
提要一般是在文章定稿后，对全文内容和结论全面了解的基础上写作，而在结构安排上它又置于报告内容之前，因而提要的写作就必须尽可能按照以上要求去写作。在科研报告中有时采用“目标，结论及建议”的内容来代替提要，究竟选用哪一种要由作者来定。提要与“目标，结论及建议”的两种结构可见图6-7。
图6-7 两种不同要求的提要
（三）目录
目录是报告内容梗概和详细条目的描述，它给出内容组织及内容在书中的所在章节，作者经过精心编制的目录可帮助读者进行交流活动，并可使一篇文章(特别是书籍)起到既可作为教科书，又可作为参考工具的两种作用，下面给出目录的两种表示方法(见图6-8)哪一种更合理呢？
图 6-8 两种不同的目录形式比较
(四) 引言
引言是文章各种背景资料提供说明的场所，在引言中要对当前本报告所研究方向的成果进行分析和综合，导出本报告的研究方向和研究目标，分析解题的思路，给出解决问题的途径及解决方法的适用范围。在引言中还要对报告中各种常用词汇和符号的含义加以说明。
（五）问题及解决办法
在引言中已基本确定研究目标，然而有些问题可分多个层次和多个方面，因此要明确本报告的研究问题。在问题确定后，要用引言中分析的各种已有的理论和方法分析本报告的问题。如不能直接求解，就要提出自己的理论对其分析，或对原问题加以简化，或对问题加以约束，再用已有的理论和方法解决。采用适当的公式推导和公式求解可使叙述简化。
(六) 实例
一般科研报告中，提出一种新的理论或方法后要用其解决一个实际问题来说明理论或方法的可行，有些科技报告本身就是一个实际问题的求解过程，因而对实例要精心选择，既要简单，又有一定典型代表性。在此部分要多选择图表来说明问题，可能的话选择几种不同的情况进行比较，使实例更具说服力。
（七）结论与结果分析
结论与结果分析是定量描述问题的不可分割的重要组成。任何理论与方法研究解决问题时都有许多条件和假设，因此这时研究的结果是有条件的，在这一部分内容中应明确结果的限制条件和适用范围，并尽可能提供假设的具体内容。
结论是文章的理论和总结，是报告中理论应用于实际的成果及结果分析的概括，因而结论要明确，内容集中在以下两方面：
本报告在当前本学科研究中的地位；
研究成果或研究有哪些创新和收获，结论有何意义。
这里严谨的学风是首位的，绝不能夸大成果，不着边际地吹嘘自己的成果，只有抱着实事求是的态度才能将交流工作顺利进行。
(八) 摘要
有的报告不写结论而用摘要来代替，摘要功能与结论相近，在形式上与提要相类似，但摘要着重于结论及成果分析，而提要重点说明研究目标，研究方法与研究的结果。
以上八部分是报告的主要内容，是一般报告中不可缺少的部分。通过以上几部分的划分，报告的结构就很清楚，具体内容可合理地安排在报告中，经过实践，掌握这种方法就可以提高写作能力。在正式发表的报告中还要增加专门词汇表和变量表、致谢、附录等，而一般报告中则很少用，我们就不做介绍了。
二、报告中内容重复的重要性
在上一部分中我们介绍了报告的各个组成部分，其中有些部分所叙述的内容是重复的，这不是在浪费笔墨吗？实际上内容的多次重复是交流特意安排的，这样在内容结构上突出了交流重点，在内容中也突出了重点，使得我们的结论为交流对象了解，并从瞬时记忆变为长时记忆，除了内容突出重点段，在每个章节中一般都按次序安排有提要段，分析与说明段及摘要段，甚至每一自然段内第一句话都起着提要作用，最后一句起总结和概括作用，这种安排便于读者沿报告的交流思路进行交流，通过大量重复使我们真正掌握了交流的结论。因此报告中内容重复对交流成功起着巨大作用，这种重复是必要的。
正式交流过程包括多种形式，学习这一节要与本书前几章介绍的阅读、提问等技能结合起来，才能真正掌握书面交流的技术，提高交流的能力。
第九节 如何利用图书馆
解决交流问题时，收集资料对解决问题的过程影响很大，我们常常要花费大量精力完成这一工作。在收集资料过程中，除去要利用非正式交流获得部分信息外，绝大多数资料是在科技情报中心——图书馆中获得的。
通过图书馆，我们可以收集资料，掌握科学研究的最新进展，摸清世界科学技术发展的水平、动向，把我们的研究和设计工作起点建立在世界最新成果之上。对图书馆的重要性人们认识是不同的，有些是花费很大代价才得到正确认识的。例如，美国一轧钢厂的技术人员将一份花费数万美元完成的研究报告交给该厂资料员，而该资料管理员看后却告诉他们，图书馆中已有一份德国的研究报告，表明德国人已研究过这个课题，而且得到相同的结论。假如在实施研究之初查阅一下资料就可避免这次重复研究。从这个例子可看出，研究与图书资料的关系是多么密切。
查阅资料看起来很简单，人们常常将日常生活中接触到的各种各样印刷品，如杂志报纸、图书、论文、词典和百科全书等分类方法应用在图书馆的查阅资料工作中，这种做法当然可以查阅到所需材料，但面对种类繁多的图书和资料、缩微胶片等做大海捞针式的查询肯定不是好的、经济的方法。图书馆本身是一个极为复杂的系统，如果我们了解了其机构、职能等基本知识，学会从数量庞大、类型复杂、形式多样，出版分散的科技文献中迅速而准确地获得切合研究课题的文献资料的方法，就可以充分利用图书馆获取我们所需的知识，积累经验和处理各种新信息，具备了利用资料的能力又可全面提高自学、分析、综合及研究创新的能力，能真正地把我们学到的解决问题的方法应用到实践中。
一、图书的分类
图书馆集中了人类在改造社会，改造自然的过程中积累的经验和知识，不仅出版内容和出版物形式有很多种类型，在同一类内又有众多的分支，一般地我们将出版物分类如表6-6所示。
在表6-6中我们看到出版物有多种形式，图书馆的机构要充分反映出这些特点，其组成机构如图6-9。
二、图书的分类及分类方法
图书的分类方法很多，我国现在大中型图书馆采用的分类法见表6-7。这种分类是按图书内容划分的，然而对于相同类的内
表 6-6 图书资料的分类
| 正式出版的 | 准许出版的 | 未发表的 | |
| 第一类 | 书籍期刊 | 总结报告专利说明书 | 会议讨论纪要信件、座谈内容 |
| 第二类 | 文摘杂志书目简介信息情报 | 内部信息交谈记录的情报通报 | 信 件座 谈 |
| 第三类 | 综述报导编纂物手册性参考书 | 情报分析中心资料总结 | 演 说学术会议专家会议 |
图6-9 图书馆的组成机构
表 6-7 常用图书分类
A. 马列主义，毛泽东思想 TB. 一般工业技术
B. 哲学 TD. 矿业工程
C. 社科总论 TE. 石油天然气工业
D. 政治 TF. 冶金工业
E. 军事 TG. 金属学、金属工业
F. 经济 TH. 机械仪表工业
G. 文化科学、教育、体育 TJ. 武器工业
H. 语言、文字 I. 文学 J. 艺术 K. 历史 N. 自然科学总结 O. 数理科学与化学 P. 天文学、地球科学 Q. 生物科学 R. 医药卫生
TK. 动力工程 TL. 原子能技术 TM. 电工技术 TN. 无线电电子学电讯技术 TP. 自动化技术计算机技术 TQ. 化学工业 TS. 轻工业、手工业 TU. 建筑科学 TV. 水利工程
S. 农业、林业 T. 工业技术(内含16分类，如右示) U. 交通运输 V. 航空宇宙飞行器 X. 环境科学 Z. 综合性图书
容又怎样分类呢？常用的分类方法有。
（一）主从法
在同一分类中的内容可能含有主从地位，此时可应用主从法，如数理科学与化学类中可分成三级主从关系(见表6-8)。
表6-8 主从法
这种分法简单而且易于掌握和使用，但对较复杂的问题就不太适用了。
（二）并列法
在同一分类下的内容可能含有并列关系，如数理科学与化学类中，数学、力学、物理、化学与晶体学这五个子类同是并行从属于数理科学与化学这一类的，所以这五个子类目称为同位类，在分类编排顺序时按五个类目的逻辑顺序排列，而每一个子类内部又可再按并列或主从，或者并列与主从交叠应用排出图书的顺序。
（三）交叉关系
现代科学的迅猛发展产生了多学科综合研究的方法、理论和结果，形成众多交叉学科，这种情况导致图书分类时很难用现有方法去划分，例如《运输工作中的数学方法》一书，从题目分析，该书应归入数学类，但它又是运输方法解，再看该书之内容是讲授计算机进行运输业务调度方面的问题，所以该书又可划入计算机应用或管理方面类别内，象这种从各种角度分析得出不同的分类法的书目编入交叉科学类，用交叉关系表示，同时也说明，现代查阅书籍不应死守某一门类，而应去寻找与此方面可能有联系的各个类属的图书，从而找到我们需要的资料。
这三种方法是常用的分类法，图书经过图书馆管理人员分类编目就可以为读者服务了。图6-10中表示了分类和编目的方法。
图 6.10 图书资料馆编目方法及使用方法
三、目录
目录是作为记录藏书，报道藏书的检索图书的工具，它作为学习的向导，可指导我们借阅图书，提供搜索特定书名，特定知识门类，特定作者和特定主题的一种方法，具有可登记性。按照不同功能，目录可分为《书名目录》、《分类目录》、《主题目录》和《著者目录》。按照使用对象可分为《读者目录》和《工作目录》，后者主要是管理人员使用。
常用的目录形式有“卡片式检索目录”，“活页式目录”，“书本式目录”，“磁带式目录”和“缩微胶片检索目录”等。
图 6-11 卡片式目录实例
在图书馆中常用的是卡片检索目录，图6-11中展示了卡片页检索目录是由分类号，藏书号，书名、书的作者及出版社等项组成。目录中的主要内容是图中下部的内容介绍，通过简短的文字，检索者可确定这本书是否有参考价值，如果你在书名目录中查阅出一本你需要的书后去查询分类目录，就可以找到相近内容的众多书籍，检索者可以从不同的目录内容介绍中比较，选择自己认为较重要或有价值的书籍。当你确定好所要选择的书后，从检索目录上查到该书的分类号，书号和书名(如我们前面举例的图6-11中的《科技情报手册》一书的书号：G35/19)，将书号和书名填在借书单上交给图书管理人员，检索者很快就可以得到所要借阅的书籍。如果你要的书已全被借出，你还可以很快确定另一本替代作用的书籍。如是开架借阅，借书者可先找到G类后再按序号找到G35就可以查到所需之书。
同理可根据已掌握的线索查阅主题目录或著者目录等，检索出自己所需的书籍。
在较现代化的图书资料馆中磁带式检索目录和缩微胶片检索目录部分代替了占地多不便保存的一些检索目录，但这两种目录尚不普及。这两种目录的原理与卡片式相近，只是需要专用的缩微目录阅读器或计算机检索，因而不便于读者直接借阅，现只用于保存数量庞大、积累年代长、使用较少的书籍。
目录是有效的检索工具，它不仅可提供给读者迅速查找到书籍的所在，还隐含地反映出某学科或某方向的研究成果和现状，有助于科研工作者在掌握大量信息的前提下开展工作。
四、期刊及其分类
期刊是各种定期出版的杂志刊物的总称，它包含各个学科，一般图书馆将期刊分为社会科学和自然科学、学报等大的分类，还将期刊按出版时间分为现刊和过刊两种。下面我们分别加以介绍。
（一）中文期刊
可分为现刊和过刊两种。现刊一般按主从法将期刊分为社会科学和自然科学两大类，在每一类内的主从分类下属地位的期刊以期刊的刊名之笔画排列。过刊则不分类属，一律按刊名的笔划排序，任何人欲借助于刊物了解情况必须掌握这种方法。
（二）外文期刊
外文期刊虽然亦分现刊和过刊，但分类方法一样，它们是按期刊名的主要名词的词头字母来分类和排列，如 Reader's Digest杂志开头字母为R，则本杂志列入R类而不是D类。在同一字母起首的分类内的编排按刊物名第一个名词的第二个字母排列，如Radar杂志和Reader's Digesti两本杂志均属R类内，但第一个名词的第二个字母不同，a列于e之前，故分类为Radar杂志排于Reader's Digest杂志之前，依此类推，外文期刊就可将不同类别和不同层次的杂志区分并有序地排列开了。
期刊是科学研究的成果迅速传播的途径，它减少了由于出版书籍周期长带来的不利因素，又具有全面和综合性，因而期刊是收集资料的重要来源。
五、书目与文献
由于书籍出版量越来越大，为了提供书籍出版情况和各学科研究状态，图书出版部门编辑出版了各种学科的分类综合介绍——书目。书目是图书目录的简称，它帮助我们迅速找到要研究课题的参考书出版情况。现在我国常用的书目有《全国总书目》，《全国新书目》，《联合书目》及各出版社书目，馆藏书目及专题文献目录等。
图书资料管理人员为便利科学研究人员花费较少的时间了解较多的研究信息，花费大量精力和心血把图书及文献资料(包括期刊)的精粹摘要出来，形成了又一检索工具——文摘。文摘主要包括文章出处(或书籍之名)，作者和内容提要。利用文摘我们可对研究方向的资料总体有一全面了解，并可了解各学科的研究现状。文摘根据摘要的详简和粗细程度又分为指示性文摘和报导性文摘，指示性文摘又称简介，用几句话概要说明文献资料的主要内容，报导具体研究情况的细节很少，而报导性文摘即我们在第八节中介绍的报告的摘要，这种提要一般可代替原文，通过此文摘便可决定各文献资料的取舍，节省查阅文献资料的时间。
各国都有自己的文摘和检索工具，如美国有《化学文摘》，《工程索引》，《生物学文摘》等，德国的《国际科学期刊论文目录》，英国的《科学文摘》，法国的《文摘通报》，日本的《科学技术文献速报》和原苏联的《文摘杂志》等都是很著名的检索工具借助它们，我们可以了解世界范围的各学科发展和研究情况。
六、常用的检索方法
以上介绍了图书馆的基本知识及检索的基本使用方法，在科学研究中如何利用以上所介绍的知识呢？这就要靠实践使之真正成为自己的知识结构中一个组成。下面提供常用的检索步骤(见图6-12)，这种查找资料的方法称为常用法。
图 6-12 常用的检索步骤
常用法是科研开始时采用的查询和获得现有研究成果的方法。在查阅一部分资料后可以利用各种书籍和文章后所附的参考文献为基础获得更多的文献，这种方法叫追溯法，这种方法还经常用于检索工具不齐全或根本没有的情况下，然而由于被人引用的文献资料数量有限，所以追溯法获取的文献资料不很全面。
常用法和追溯法的交替应用称为分段法，两者的结合可使收集资料工作便利、迅速而且全面。
在科学研究中不仅要深掘已有的研究方向的内容，还要开拓新学科和新领域，这时的研究方法不同于已有较多研究成果的课题，而是要开拓思路，充分调动已有知识结构的各个层次的知识，利用已有成果的综合知识去进行探索。我们给出一般探索方法（见图6-13），并在图6-14中给出检索策略，利用其可逐步深入到所研究的领域并根据已有线索和方法取得研究成果。
解决问题——包括解决交流问题——需要大量资料，我们学会了使用图书馆的方法和开拓新学科时掌握信息的策略，我们就可能走向成功之路。在学会了如何获取科技信息、科技成果和新的科研手段后，我们的研究就可博采众家之长。而真正做到这一点就要不断学习、交流和总结经验，不断摸索和创新，我们的聪明才智一定会使我们的科研水平迅速赶上并争取超过国际最新水平。
图 6-13 一般的探索性研究方法
图 6-14 开拓性研究的检索策略
交流的目的是要共享信息，本章介绍了学术交流的一般策略及与交流过程有关的三个方面的知识，交流是共享信息双方的问题，对交流者的作用我们介绍了很多技巧，另一方面，需要交流对象主动配合才能使交流真正成功。交流对象可参阅本书前几章的有关知识学会如何主动交流，那么交流就肯定能走向成功之路。
练习
练习一
交流对象方面：列出与你经常交流的人及其背景情况（如学历经历，专业和职业等），他们可分为几个层次？在何种条件下你可能一层次的？你们经常交流哪些方面的问题，你们之间的关系是怎样的？
约束条件方面：要求你在一个月内完成一份文字报告。请列出准备完成此报告的所有必要的活动并估计每一活动所需时间。你的估计是否合理？其中是否有的活动所需时间需调整以满足一个月的时间要求，又其中是否有部分活动完成的时间是相对灵活的，其调整的范围由什么决定？
考虑设计工作问题：分析每个设计任务为何要如此安排，上级安排的任务的工作量的依据是什么？（也可以对实验报告，作业及项目分析报告等进行分析）
你所在单位欲举办“计算机网络系统培训班”，确定由你具体负责筹办。你准备通过通信联系可能的办班地点，试分析收信人的身份及背景(职务，知识结构等)，设想他们可能提出的问题及联合办班的可能性。判别你们的计划能否被接受的几个方面。
练习二
- 将下面的赘述改写为简单而又重点突出的语句
（1）我们做了一些中等规模的试验，由于噪声引起四邻的抱怨，只好放弃了进一步试验。
（2）我们生产各种各样的发动机，一些是直流的，另一些是交流的。其中部分是高速的，大部分是标准速度的，发动机外罩形式多样。
（3）公审会于七月二十六日召开，有600多人参加了审判会，法庭辩论经过激烈争论，决定将判决推迟到八月十二日进行，还要补充大量的有实际
根据的证据。
- 修改下列各句，使表达清楚
(1) 从图一中很显然可以看到操作原理及设备情况。
(2) 尽管我受经验所限，但我是一个勤奋的人，我们可以很快就学会。
(3) ×××同志：
我们接到您要求了解有关费用方面资料的来函，因我们现在正忙于保证我们的顾客满意的任务，所以很抱歉未能及时回答您的问题。
练习三
- 下面是一个测量流体粘滞性实验报告的子题目，设有三个交流对象：生产实验设备的工厂技术人员X；数学家Y和应用此实验设备的技术员Z。对X、Y和Z来说，下面这些子题目是否同等重要。
(1) 复杂的公式推导；
(2) 管道安置草图；
(3) 设备的结构细节；
(4) 分析实验过程的细节；
(5) 计算实例；
(6) 实验设备的标定曲线。
- 下面是一个家用净化水装置设计报告的题目（左半部分），右边是可能的交流对象，将交流对象与题目有关联的用线连接。
完成设计此装置 内陆地区居民
制造此装置的限定时间
售价 盐碱地附近区域居民
可靠度 生产车间主任
使用有效年限 鉴定此报告的委员会
体积 可能中标的生产厂家管理者
装置草图 可能中标厂家的工程师
装置外形照
- 下面描述的是一个工厂的事故情况，如果你是被伤害工人的车间负责人，怎样准备一份向上级汇报事故原因的报告和如何避免再次发生类似事故的建议。
一个工人在打开储酸罐阀门时被溅出的酸溅到眼部导致面部烧伤。据分析这是由于阀门处压力太大，当阀门打开时形成突然释放所造成的溅射。
很明显，这是由于在储酸罐顶安装的系统高压反馈装置失去了作用。
练习四
下周五的沙龙聚会上，由你介绍应邀来参加的一位讲演者，草拟出你要介绍的提纲，着重准备好开场白与结束语（要考虑如何介绍有关讲演人的背景资料等细节）。
在应邀参加聚会的讲演者发言结束时，你要致谢词并引导大家讨论（草拟出你的致谢词和如何引导讨论的方式）。
下面是几个不同专题的开场白，假设你是讲演者，用本节介绍的方法和知识改写：
(1) 今天下午我报告的主题是关于人力交通车的发展状况；
(2) 我的报告题目是刚才会议主持人介绍的“如何有效地学习”；
（3）应诸位盛情相邀，我来讲讲“……的发展情况及研究现状”，由于准备时间不充足，研究不全面，有不到之处请大家指正。
练习五
- 对下面两个提要分别加以评述，根据你所掌握的知识加入适当的信息改写。
(1) 本实验目的是通过毛细管内流动来验证Hagen-poiseuiue方程。
(2) 汽-液平衡状态曲线可通过不同方法获得，然而我们发现最好且又是最简单的方法是使用Othem平衡蒸发器，将绘制曲线所需要的各种比例的汽-液混合物放入蒸发器，使之达到动态平衡，最后将各种状态下的汽体和液体分别测量，即可得到各状态的平衡曲线。
- 下面是“结论与分析”的内容摘录，试修改：“实验结果在附录的表一中给出，在附录的表二中给出了采用文献资料提供的确定性数据的实验结果与考虑偏差影响的实验数据结果的比较，从正面的数据分析可推出的唯一结果可以认为……。”